Guide d’utilisation de ConsignO Cloud
Personne morale
Disponible avec : Forfait affaires Forfait entreprise
Signer au nom d’une Personne Morale dans ConsignO Cloud — Guide utilisateur
Qu’est-ce que la signature pour une Personne Morale ?
Une personne morale (entreprise, association, société, etc.) est une entité légale qui ne signe jamais elle-même. La signature est toujours effectuée par une personne physique qui agit pour le compte de la personne morale. Cette fonctionnalité permet à un instrumentant de lier un signataire à une personne morale afin que ce dernier signe au nom de celle-ci.
Créer ou associer une Personne Morale à un contact
Lors de l’ajout ou de la modification d’un contact dans votre carnet d’adresses, une nouvelle option vous permet de l’associer à une personne morale.
Étapes:
- Ouvrez la fenêtre Authentification du contact (lors de l’ajout d’un signataire).
- Après le champ « Adresse de courriel », vous trouverez une case à cocher intitulée :
- Signataire, agissant pour et au nom de la personne morale
- Cochez cette case. Le champ « Nom de la personne morale » apparaît alors et devient obligatoire (marqué d’un astérisque *).
- Saisissez le nom légal de l’entreprise ou de l’organisation.
- Poursuivez normalement l’ajout du contact.
Règles de saisie :
- Minimum 2 caractères, maximum 150 caractères
- Caractères acceptés : lettres, chiffres, espaces et symboles légaux (& – , .)
- Les saisies composées uniquement d’espaces sont refusées
- Un message d’erreur s’affiche si le champ contient des caractères non valides ou s’il est laissé vide
Cette option est disponible pour les trois types de signature : Signature électronique, Signature numérique CertifiO (EPF) et Signature numérique CertifiO Cloud, ainsi que pour la signature en personne.
Important : L’attribut « personne morale » se propage automatiquement à tous les projets où ce contact est présent et n’a pas encore signé.
Gérer les contacts « Personne Morale » dans le carnet d’adresses
Recherche et filtrage
- Vous pouvez rechercher un contact par nom de personne morale : en saisissant le nom d’une personne morale, tous les contacts liés à celle-ci s’affichent.
- Une icône visuelle (icône bâtiment) identifie les contacts associés à une personne morale dans le carnet d’adresses.
- Le nom de la personne morale s’affiche en deuxième ligne sous le nom du contact.
Édition et suppression
- Vous pouvez modifier ou supprimer l’association personne morale d’un contact existant à tout moment.
- Si vous décochez la case après avoir saisi un nom, le champ n’est plus obligatoire.
Signer un document au nom d’une Personne Morale
Lorsqu’un signataire est configuré pour agir au nom d’une personne morale, la chambre de signature le reflète
- L’aspect de signature apposé sur le document PDF reflète la mention de la personne morale.
Lancement du projet
- Lorsque vous lancez un projet, la mention de la personne morale est visible. Par exemple : « 1 action pour John Doe au nom de Company LTD ».
Les notifications liées à la signature intègrent automatiquement la mention de la personne morale :
Le journal d’audit mentionne explicitement la personne morale liée au signataire.
Conditions d’utilisation
À l’activation de la fonctionnalité Personne Morale, tous les instrumentant et signataires devront accepter une nouvelle version des conditions d’utilisation qui inclut une clause liée à la signature au nom d’une personne morale. Cette acceptation est requise à la prochaine connexion.