Si le signataire n’a pas reçu un code après quelques essais, voici quelques pistes de solutions.

Vérifiez que le mobile du signataire peut recevoir nos SMS

• Le mobile doit être sous couverture cellulaire (5G, LTE, HSPA, 3G, etc).
  • Les SMS ne peuvent être reçus sous couverture uniquement WiFi, ni sur ligne terrestre.
• Le numéro de mobile ne doit pas bloquer la réception de SMS tiers. En cas de doute, envoyez le message texto « START » au numéro 438-793-6973.

Vérifiez que le numéro de mobile du signataire soit le bon

• Vérifiez auprès de l’instrumentant qu’il a bien inscrit le numéro de mobile du signataire dans ConsignO Cloud. À titre indicatif, les trois derniers chiffres du numéro de mobile du signataire sont affichés lors de la connexion.

Corrections et méthodes alternatives d’authentification

• L’instrumentant peut changer ou corriger la méthode d’authentification (autre numéro de mobile, appel téléphonique, secret partagé) en accédant au projet de signature et éditant la méthode d’authentification du signataire. Ce dernier recevra ensuite un courriel pour se connecter avec la nouvelle méthode.

NOTE

Il est possible que des situations hors de notre contrôle, telle une panne auprès de l’opérateur mobile du signataire ou de la plateforme de transmission des SMS, cause des problèmes temporaires de réception des SMS.

Votre abonnement actuel, qu’il soit Individuel, Affaires ou Entreprise, vous permet toujours de faire signer des actes sous seing privé ou des offres de service à un coût qui pourrait être avantageux en fonction de votre type de pratique, votre volume de transactions ou de la taille de votre organisation.

Les plans réguliers offrent également des fonctionnalités distinctes de celles offertes pour la Chambre qui pouraient êre importantes pour vous

Si vous préférez toutefois n’utiliser que l’instance dédiée Consigno Cloud mise en place exclusivement pour la Chambre pour l’ensemble de vos actes, contactez-nous afin de mettre fin à votre abonnement régulier. Vous serez alors remboursé au prorata des mois écoulés et serez facturé $2.25 pour chaque projet de signature lancé depuis la plateforme ConsignO Cloud pour notaires.

Pour les actes notariés en minutes vous devez OBLIGATOIREMENT utiliser l’instance ConsignO Cloud dédiée à la Chambre des notaires (https://notaire.consigno.com)

Malheureusement non. Il n’est pas possible de migrer les projets d’un compte vers un autre. Si vous souhaitez n’utiliser que l’instance de la Chambre et terminer votre abonnement régulier, il est alors recommandé de télécharger l’ensemble de vos projets actuels (documents et journaux d’audit) et de les sauvegarder localement sur votre poste de travail, votre LGE ou vos archives.

Il est aussi possible d’annuler les projets en cours. Vous devrez alors les créer et les lancer de nouveau sur la nouvelle instance.

Il est aussi possible d’exporter votre carnet d’adresses de votre compte courant et de la réimporter de nouveau dans la nouvelle instance. Utilisez la fonction Export CSV / Import CSV depuis votre carnet d’adresses.

Tous les actes notariés en minutes doivent être OBLIGATOIREMENT fait via l’instance ConsignO Cloud dédiée à la Chambre des notaires (https://notaire.consigno.com) et selon le procédurier fourni par la Chambre des notaires. C’est une exigence de la Chambre.

Les actes sous seing privé ou des offres de service peuvent être faits sur l’instance de la Chambre ou encore encore sur un autre compte privé (Individuel, Affaires, Enterprise) ConsignO Cloud auquel vous pourriez avoir souscrit par vous-même.

En cas de doute pour un acte précis, consultez la Chambres des notaires du Québec.

Il existe plusieurs raisons pour expliquer pourquoi votre signataire n’aurait pas reçu le courriel pour signer.

En premier, vérifiez que l’adresse courriel entrée soit la bonne. Vous pouvez également demander au signataire de vérifier ses pourriels. Il est possible que notre domaine de courriel soit bloqué par son organisation ou qu’il soit mis en quarantaine.

Si ce n’est pas le cas, vérifiez si vous avez défini un ordre de signature. Si oui, votre signataire recevra une notification uniquement lorsque viendra son tour de signer. Depuis le tableau de bord, vérifiez qui doit signer en sélectionnant l’hyperlien de l’état, sous la colonne « Détails ».

Si aucune de ces options ne fonctionne, vous pouvez envoyer un rappel manuellement. Pour ce faire, allez dans les actions, cliquez sur l’icône « … », puis sélectionnez « Envoyer un rappel ».

Dans la section « Mon compte », vous pouvez librement changer vos informations, telles que vos nom, prénom et mot de passe. Cependant, pour changer d’adresse courriel ou de numéro de téléphone, vous devez valider vos informations en utilisant l’information inchangée. Ainsi, pour changer votre numéro de téléphone, vous devrez le valider avec votre adresse courriel présente ou vice versa.

L’heure UTC du journal d’audit est une heure universelle qui permet de certifier l’heure de la signature, peu importe le fuseau horaire. Il est donc impossible de la modifier. Pour un forfait Entreprise, vous pouvez contacter l’équipe du service à la clientèle pour changer l’heure affichée dans votre tableau de bord.

ConsignO Cloud vous permet de modifier un projet en cours via le bouton « Éditer ». Il vous est possible de modifier les informations liées à vos participants, de changer l’ordre de signature ou même d’ajouter ou de supprimer des participants. Il n’est cependant pas possible d’éditer un contact qui aurait déjà effectué son action.

Tant que votre projet de signature n’est pas lancé, le document ou les documents à signer peuvent être modifiés; mais une fois votre projet envoyé, vous ne pouvez plus modifier le document.

Une fois un projet de signature lancé, tant que celui-ci n’est pas terminé, il est possible de :

• modifier les informations d’un participant (p. ex. signataire) qui n’a pas encore accompli son action (p. ex. : signer);
• retirer ou remplacer un participant qui n’a pas encore accompli son action;
• ajouter des participants;
• changer l’ordre de signature des participants;
• changer la date d’expiration du projet de signature.

Il n’est pas possible de :

• retirer un participant ou modifier ses informations une fois que celui-ci a accompli son action;
• retirer, remplacer ou ajouter des documents.

Non, une fois votre projet de signature lancé, il n’est plus possible de modifier le document.

Cependant, plutôt que de recommencer entièrement votre projet, vous pouvez le dupliquer via l’icône « … », puis remplacer le document en cliquant sur l’onglet comportant le nom de votre document. Cette option vous permet de conserver les zones de signature de chaque signataire.

Si vous supprimez le document, vos zones de signature seront aussi supprimées.

Suite à une nouvelle directive de la Chambre des notaires du Québec publiée le 5 juillet 2021, il est désormais requis pour le notaire de s’authentifier avec sa signature officielle numérique afin de lancer un projet sur l’entité notaire.consigno.com. Ceci permet de s’assurer que seul un notaire en droit de pratiquer avec une signature valide peut lancer un projet. Pour plus d’informations, consultez l’Espace Notaire mis à votre disposition sur le site de la Chambre des notaires.

Suite à l’ajout d’une nouvelle logique imposant l’authentification par signature numérique lors du lancement de projet, si aucune signature n’est associée à votre profil, si vous utilisez une signature numérique différente de celle à votre profil ou si vous entrez un mot de passe erroné par exemple, une erreur sera rapportée par ConsignO Cloud. Assurez-vous d’utiliser les bonnes informations et si le problème persiste, contactez alors le support à la clientèle de Notarius pour obtenir de l’aide.