PRÉSENTATION

Avec ConsignO Cloud, vous pouvez envoyer un document à signer en moins de 10 clics.

Préparez, lancez et gérez vos projets de signature depuis votre téléphone mobile ou votre tablette.

Les signataires peuvent consulter le document à signer et le signer électroniquement depuis leur téléphone mobile, leur tablette ou leur ordinateur.

Lors de la préparation d’un document à signer, il est facile d’établir l’ordre dans lequel les signataires seront invités à signer le document. Il est ainsi possible d’établir un ordre séquentiel, des signatures en parallèle, ou une combinaison des deux. À titre d’exemple, une personne pourrait être appelée à signer en premier, puis un groupe de personnes signeraient en parallèle, puis une dernière personne apposerait sa signature.

Les signataires ajoutés à un projet de signature sont automatiquement ajoutés au carnet d’adresses, ce qui évite d’avoir à entrer leurs informations à chaque projet de signature.

Permet d’importer des contacts dans le carnet d’adresses.

Il est possible de modifier un projet de signature en cours, notamment en modifiant les renseignements relatifs à un signataire, de même qu’en retirant ou en remplaçant un signataire.

Vue rapide de l’ensemble des projets de signature et de leurs statuts.

• Afin de préserver l’intégrité d’un document original, une signature numérique de la plateforme est apposée dès que le document est téléversé dans la plateforme. Cela permet de certifier que l’intégrité du document original a été préservée et qu’elle sera préservée tout au long du cycle de vie du document.
• ConsignO Cloud préserve également l’intégrité des fichiers joints au document téléversé ainsi que des signatures numériques existantes.

La pérennité d’un document garantit qu’il pourra être ouvert, lu et authentifié sur de nombreuses décennies. La pérennité est assurée grâce :

• au format PDF/A, une norme ISO pour l’archivage à long terme des documents électroniques (ISO 19005)
• à la norme PAdES LTV (ETSI TS 102 778), qui permet de valider les signatures à long terme et de confirmer que celles-ci étaient valides au moment où elles ont été apposées, quel que soit le statut actuel du certificat (expiré ou révoqué).

Le format PDF/A (ISO 19005) est la seule famille de normes à garantir précisément la pérennité des documents. ConsignO Cloud permet de convertir les documents en format PDF/A 1, 2 et 3 et de vérifier si un document est conforme à ces trois normes.

Lorsque vous préparez un document à signer, vous pouvez déterminer si le signataire doit utiliser une signature numérique ou une signature électronique.

La personne qui prépare le document à signer peut établir une date d’expiration après laquelle il ne sera plus possible de signer le document.

Au choix de la personne qui fait la demande de signature, le signataire peut être authentifié au moyen d’un mot de passe unique envoyé par SMS sur son téléphone cellulaire, d’un appel automatisé lui fournissant un mot de passe unique ou d’un secret partagé.

ConsignO Cloud peut être personnalisé afin de correspondre à l’image de marque du client.

Les signatures numériques peuvent être intégrées à vos systèmes de production existants grâce à une puissante interface API.

ConsignO Cloud génère automatiquement un journal d’audit complet, scellé numériquement, auquel est incorporé le document signé au format PDF/A-3 afin de démontrer la fiabilité du processus de signature.

L’utilisation d’un horodatage certifié garantit que l’heure et la date de signature sont exactes et qu’elles n’ont pas été modifiées.

Les signatures numériques sont utilisées lorsque des signatures hautement fiables sont requises. Une signature numérique comprend la preuve de l’identité du signataire ainsi que son affiliation professionnelle ou son affiliation à un employeur.

Une signature électronique de confiance est une signature qui est apposée à un document à l’aide de la signature cryptographiquement protégée de la plateforme. Elle comprend l’identité du signataire et les informations relatives à son authentification.

Notarius est la seule entreprise canadienne à émettre des signatures numériques reconnues par Adobe (Adobe Approved Trust List – AATL) et Microsoft (WebTrust for CA). Ainsi, lorsqu’un document est ouvert dans Adobe Reader, les signatures numériques apposées à l’aide de ConsignO Cloud apparaissent comme valides.

Dans l’éventualité d’un piratage du serveur sur lequel se trouvent les documents ou d’un accès non autorisé à celui-ci, il est impératif que les documents soient cryptés afin d’éviter tout accès non autorisé aux documents.

Le transfert de documents se fait au moyen d’une connexion cryptée.

Les documents sont stockés sur des serveurs situés au Canada exclusivement.

Un deuxième facteur d’authentification empêche toute personne ayant accès au compte courriel du signataire ou de l’utilisateur d’accéder aux documents à signer et de les signer au nom du signataire désigné à son insu.